Få ordning på orderinkorgen – utan att bygga ett stort projekt
När order, ordererkännanden och frågor hamnar i samma funktionsinkorg blandas viktigt och oviktigt.
Bilagor tappas bort och det blir oklart vad som är hanterat.
Digihelp skapar struktur med Power Automate i Microsoft 365 – vi börjar med en process och skalar först när det fungerar.
Bas – Kom igång
Första steget utan krångel.
• 1 utvald process automatiseras
• Standardiserad lösning
• Dokumentation + tydliga avgränsningar
Results mindre manuellt arbete och bättre ordning.
Mellan – Driftsäker lösning
När det måste fungera stabilt i vardagen.
• Flera ärendetyper / mer logik
• Felhantering + statusloggning
• Uppföljning + enkel rapportering
Results stabil drift och bättre kontroll.
Premium – Ärendehantering i Microsoft 365
När automation ska bli ett systemstöd.
• Ärenden i SharePoint Lists
• Koppling ärende–bilaga–dokument
• Status, ansvar och vyer som skalar
Results mindre personberoende och styrning över tid.
Vad innebär Power Automate automation för företag i praktiken?
Automation lämpar sig särskilt väl när:
- Återkommande administrativa moment (dagligen/veckovis)
- Mejl, bilagor och information hanteras manuellt
- Hög risk för fel, missar och dubbelarbete
- Administration tar tid från kärnverksamheten
Vanliga startpunkter:
- Funktionsinkorgar (order, leverantörsfakturor, service)
- Loggning och spårbarhet av inkommande information
- Automatisk filhantering och struktur
- RPA där system saknar färdiga integrationer
Så här går ett uppdrag till:
- Kort dialog om nuläge och process
- Förslag på lämplig nivå (Bas, Mellan eller Premium)
- Bygg, test och dokumentation
- Överlämning och beslut om nästa steg
Inget långsiktigt åtagande krävs för att börja.
Så arbetar Digihelp med automation
Så går ett uppdrag till
Vill du se exempel?
Checklista: Är ni redo att automatisera en process?
Nästa steg
Processen
Processen sker återkommande (dagligen/veckovis)
Det finns tydliga steg (även om de inte är dokumenterade idag)
Minst en person gör momentet manuellt idag
Processen tar minst 30–60 min/vecka (helst mer)
Misstag/omtag händer ibland (fel fil, missad bilaga, dubbelregistrering)
Data & underlag
Underlaget kommer via mejl/bilagor eller från ett system ni redan använder
Ni kan peka ut var filer ska sparas (mapp/bibliotek)
Ni vet vilka fält ni vill kunna följa upp (t.ex. datum, avsändare, ärendetyp)
Ansvar & arbetssätt
Det finns en processägare (vem bestämmer “rätt sätt”?)
Det finns en kontaktperson för test (1–2 personer räcker)
Ni accepterar en pilot där vi börjar i liten skala och förbättrar
Microsoft 365
Ni använder Outlook och har Microsoft 365
Ni kan skapa en funktionsinkorg (delad mailbox) om det behövs
Ni har eller kan skapa en plats för dokument (OneDrive/SharePoint)
Resultat (mål)
Målet är att frigöra tid och minska administration
Målet är spårbarhet (logg, status, ordning)
Målet är att minska personberoende och göra processen mer robust
Tolkning (enkel)
8+ kryss: Bra kandidat – starta med Bas
12+ kryss: Ni är redo för Mellan (driftsäkerhet + uppföljning)
15+ kryss: Premium kan vara rätt (SharePoint Lists/ärendehantering)
Data & underlag – vad krävs för att börja?
För att komma igång behöver underlaget vara tillräckligt tydligt – inte perfekt.
Det räcker oftast att:
- order kommer in via mejl eller funktionsinkorg
- bilagor (t.ex. order, PDF:er, Excel) följer med mejlet
- ni vet var filer ska sparas (mapp eller dokumentbibliotek)
- ni kan peka ut vilken information som är viktig att följa upp
(t.ex. datum, kund, ordertyp)
Vi anpassar lösningen efter hur det ser ut idag.
Struktur byggs stegvis – inte genom att allt måste vara klart från början.
Ansvar & arbetssätt
- Det finns en processägare (vem bestämmer “rätt sätt”?)
- Det finns en kontaktperson för test (1–2 personer räcker)
- Ni accepterar en pilot där vi börjar i liten skala och förbättrar
- Ni kan avsätta tid för korta avstämningar under test/pilot
Tolkning:
Om ni kan svara ja på punkterna ovan blir det enklare att komma i mål snabbt – och lösningen blir mindre personberoende.
Microsoft 365 är en molnbaserad arbetsplattform från Microsoft som samlar e-post, dokument, samarbete och säkerhet i ett och samma ekosystem.
I praktiken innebär det att företag kan:
- arbeta i Outlook, Teams, Word, Excel och SharePoint – var de än befinner sig
- dela information säkert och strukturerat
- minska manuellt arbete genom automatisering
- få bättre kontroll på behörigheter, data och efterlevnad
Microsoft 365 är inte bara ”Office i molnet”, utan en grund för effektivare arbetssätt, bättre samarbete och skalbar digital utveckling – särskilt för företag som vill växa utan att bygga en stor IT-organisation.
Resultat & tolkning
- Målet är att frigöra tid och minska administration
- Målet är bättre ordning och spårbarhet (status, logg, översikt)
- Målet är att minska personberoende och göra processen mer robust
Tolkning (enkel):
-
8+ kryss: Bra kandidat – börja med Bas
-
12+ kryss: Redo för Mellan (driftsäkerhet + uppföljning)
-
15+ kryss: Premium kan vara rätt (ärendehantering i Microsoft 365)
“Många börjar med en pilot där vi automatiserar en process och ser resultat innan nästa steg.”
Vill du diskutera en process i ditt företag och se om automation är rätt väg?
Boka ett kort, förutsättningslöst samtal där vi tittar på:
- vad som är möjligt
- vad som är rimligt
- och var det är klokast att börja
Boka 20 minuter – kartlägg din process