{"id":32619,"date":"2026-09-01T08:00:22","date_gmt":"2026-09-01T06:00:22","guid":{"rendered":"https:\/\/digihelp.se\/nyheter\/"},"modified":"2026-08-15T14:30:52","modified_gmt":"2026-08-15T12:30:52","slug":"minska-administration-i-foretag","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag","title":{"rendered":"N\u00e4r administrationen v\u00e4xer snabbare \u00e4n f\u00f6retaget"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\" id=\"wpb-content-root\"><div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h1><\/h1>\n<h1><!--more--><\/h1>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_89 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Table of Contents<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewbox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewbox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseprofile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Nar_administrationen_vaxer_snabbare_an_foretaget\" >N\u00e4r administrationen v\u00e4xer snabbare \u00e4n f\u00f6retaget<\/a><ul class='ez-toc-list-level-2' ><li class='ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Nar_tillvaxt_skapar_nya_administrativa_utmaningar\" >N\u00e4r tillv\u00e4xt skapar nya administrativa utmaningar<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Tecknen_kommer_ofta_smygande\" >Tecknen kommer ofta smygande<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Problemet_ar_inte_alltid_brist_pa_teknik\" >Problemet \u00e4r inte alltid brist p\u00e5 teknik<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Nar_informationsflodet_blir_viktigare_an_systemen\" >N\u00e4r informationsfl\u00f6det blir viktigare \u00e4n systemen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Ett_verkligt_exempel_%E2%80%93_cirka_4_000_fakturor_per_manad\" >Ett verkligt exempel \u2013 cirka 4 000 fakturor per m\u00e5nad<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Sma_forbattringar_kan_ge_stor_effekt\" >Sm\u00e5 f\u00f6rb\u00e4ttringar kan ge stor effekt<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Administration_kostar_mer_an_man_tror\" >Administration kostar mer \u00e4n man tror<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Digitalisering_handlar_inte_om_att_kopa_mer_teknik\" >Digitalisering handlar inte om att k\u00f6pa mer teknik<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Tre_fragor_for_att_minska_administrationen\" >Tre fr\u00e5gor f\u00f6r att minska administrationen<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Checklista_%E2%80%93_var_finns_er_administrativa_potential\" >Checklista \u2013 var finns er administrativa potential?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Sammanfattning\" >Sammanfattning<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#FAQ_%E2%80%93_vanliga_fragor_om_administration_effektivisering_och_digitalisering\" >FAQ \u2013 vanliga fr\u00e5gor\u00a0om administration, effektivisering och digitalisering<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Nasta_steg\" >N\u00e4sta steg<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-15\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Vill_ni_minska_administrationen_i_verksamheten\" >Vill ni minska administrationen i verksamheten?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-16\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/nyheter\/minska-administration-i-foretag\/#Kallor\" >K\u00e4llor\u00a0<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h1><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nar_administrationen_vaxer_snabbare_an_foretaget\"><\/span><strong>N\u00e4r administrationen v\u00e4xer snabbare \u00e4n f\u00f6retaget<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h1>\n<p>M\u00e5nga f\u00f6retag l\u00e4gger stort fokus p\u00e5 f\u00f6rs\u00e4ljning, kundrelationer och leveranser n\u00e4r de vill v\u00e4xa.<\/p>\n<p>Det \u00e4r naturligt.<\/p>\n<p>Fler kunder, fler uppdrag och \u00f6kade int\u00e4kter \u00e4r ofta tecken p\u00e5 att verksamheten utvecklas i r\u00e4tt riktning.<\/p>\n<p>Men det finns en annan faktor som ofta v\u00e4xer i det tysta:<\/p>\n<p><strong>administrationen.<\/strong><\/p>\n<p>Under mina \u00e5r inom ekonomi, logistik, produktion, verksamhetsutveckling och IT har jag sett samma m\u00f6nster i m\u00e5nga olika verksamheter. F\u00f6retaget v\u00e4xer, men arbetss\u00e4tten f\u00f6ljer inte alltid med i samma takt.<\/p>\n<p>Resultatet kan bli att administrationen v\u00e4xer snabbare \u00e4n f\u00f6retaget.<\/p>\n<p>Att <strong>minska administration i f\u00f6retag<\/strong> handlar d\u00e4rf\u00f6r inte fr\u00e4mst om att m\u00e4nniskor ska arbeta fortare. Det handlar om att f\u00f6rst\u00e5 var on\u00f6digt manuellt arbete uppst\u00e5r och skapa b\u00e4ttre processer och informationsfl\u00f6den<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nar_tillvaxt_skapar_nya_administrativa_utmaningar\"><\/span><strong>N\u00e4r tillv\u00e4xt skapar nya administrativa utmaningar<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>I b\u00f6rjan \u00e4r verksamheten ofta relativt enkel att \u00f6verblicka.<\/p>\n<p>F\u00f6retaget har f\u00e4rre kunder, korta beslutsv\u00e4gar och f\u00f6rh\u00e5llandevis enkla processer. Mycket av informationen finns samlad hos n\u00e5gra f\u00e5 personer.<\/p>\n<p>N\u00e4r verksamheten v\u00e4xer f\u00f6r\u00e4ndras f\u00f6ruts\u00e4ttningarna.<\/p>\n<p>Fler kunder inneb\u00e4r fler offerter, fler order, fler fakturor och fler kontakter att hantera.<\/p>\n<p>Nya system inf\u00f6rs f\u00f6r att st\u00f6dja verksamheten.<\/p>\n<p>Samtidigt skapas ofta nya rutiner, Excel-filer, checklistor och manuella kontroller.<\/p>\n<p>Varje enskild l\u00f6sning kan verka rimlig.<\/p>\n<p>Problemet uppst\u00e5r n\u00e4r helheten gradvis blir mer komplex och varje ny aff\u00e4r ocks\u00e5 skapar mer manuellt arbete.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Tecknen_kommer_ofta_smygande\"><\/span><strong>Tecknen kommer ofta smygande<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>M\u00e5nga f\u00f6retag uppt\u00e4cker inte problemet direkt.<\/p>\n<p>I st\u00e4llet visar det sig genom sm\u00e5 signaler:<\/p>\n<ul>\n<li>medarbetare l\u00e4gger allt mer tid p\u00e5 administration<\/li>\n<li>samma information registreras i flera system<\/li>\n<li>det blir sv\u00e5rt att hitta r\u00e4tt dokument eller uppgift<\/li>\n<li>rapporter tar allt l\u00e4ngre tid att sammanst\u00e4lla<\/li>\n<li>fler fr\u00e5gor beh\u00f6ver besvaras manuellt<\/li>\n<li>information flyttas manuellt mellan olika system<\/li>\n<li>viktig kunskap blir beroende av enskilda personer<\/li>\n<\/ul>\n<p>Varje enskild h\u00e4ndelse kan verka obetydlig.<\/p>\n<p>Tillsammans kan de skapa en betydande administrativ belastning<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Problemet_ar_inte_alltid_brist_pa_teknik\"><\/span><strong>Problemet \u00e4r inte alltid brist p\u00e5 teknik<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>I flera uppdrag har jag sett att f\u00f6retag redan har m\u00e5nga av de system och digitala verktyg som beh\u00f6vs.<\/p>\n<p>Problemet \u00e4r allts\u00e5 inte alltid att tekniken saknas.<\/p>\n<p>I st\u00e4llet kan processerna och arbetss\u00e4tten ha utvecklats stegvis under m\u00e5nga \u00e5r.<\/p>\n<p>Information registreras flera g\u00e5nger.<\/p>\n<p>Olika system inneh\u00e5ller samma uppgifter.<\/p>\n<p>Manuella kontroller har lagts till f\u00f6r att hantera undantag.<\/p>\n<p>Excel-filer har skapats vid sidan av verksamhetssystemen.<\/p>\n<p>Till slut har det som en g\u00e5ng fungerade bra blivit en flaskhals.<\/p>\n<p>Det \u00e4r d\u00e4rf\u00f6r ett nytt system inte automatiskt \u00e4r l\u00f6sningen.<\/p>\n<p>Ibland finns den st\u00f6rsta f\u00f6rb\u00e4ttringspotentialen i att anv\u00e4nda befintliga system b\u00e4ttre, f\u00f6r\u00e4ndra ett arbetss\u00e4tt eller automatisera ett \u00e5terkommande moment.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\"><div class=\"vc_row wpb_row vc_inner vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nar_informationsflodet_blir_viktigare_an_systemen\"><\/span><strong>N\u00e4r informationsfl\u00f6det blir viktigare \u00e4n systemen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>N\u00e4r f\u00f6retag vill digitalisera eller effektivisera verksamheten hamnar fokus ofta p\u00e5 fr\u00e5gan:<\/p>\n<p><strong>Vilket system beh\u00f6ver vi?<\/strong><\/p>\n<p>Jag tycker att det finns en viktigare fr\u00e5ga att b\u00f6rja med:<\/p>\n<p><strong>Hur fl\u00f6dar informationen genom verksamheten?<\/strong><\/p>\n<p>N\u00e4r samma information beh\u00f6ver registreras flera g\u00e5nger \u00f6kar risken f\u00f6r fel och dubbelarbete.<\/p>\n<p>N\u00e4r medarbetare m\u00e5ste leta efter information i olika system f\u00f6rloras tid.<\/p>\n<p>N\u00e4r uppgifter inte \u00e4r uppdaterade blir beslutsunderlagen s\u00e4mre.<\/p>\n<p>Och n\u00e4r m\u00e4nniskor sj\u00e4lva m\u00e5ste flytta information fr\u00e5n ett system till ett annat blir de i praktiken l\u00e4nken mellan systemen.<\/p>\n<p>Det \u00e4r d\u00e4rf\u00f6r jag ofta b\u00f6rjar med att kartl\u00e4gga <strong>processer och informationsfl\u00f6den<\/strong> innan jag diskuterar tekniska l\u00f6sningar.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ett_verkligt_exempel_%E2%80%93_cirka_4_000_fakturor_per_manad\"><\/span><strong>Ett verkligt exempel \u2013 cirka 4 000 fakturor per m\u00e5nad<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>I ett uppdrag f\u00f6r Kroppsterapeuterna hanterades omkring <strong>4 000 fakturor per m\u00e5nad<\/strong>.<\/p>\n<p>Verksamheten hade vuxit och de befintliga systemen st\u00f6dde inte l\u00e4ngre arbetss\u00e4ttet tillr\u00e4ckligt effektivt.<\/p>\n<p>CRM-systemet och aff\u00e4rssystemet kommunicerade inte tillr\u00e4ckligt bra med varandra.<\/p>\n<p>Konsekvensen blev omfattande manuell hantering.<\/p>\n<p>Den administrativa belastningen motsvarade ungef\u00e4r <strong>30 timmars \u00f6vertid varje vecka<\/strong>.<\/p>\n<p>Problemet var inte att medarbetarna arbetade ineffektivt.<\/p>\n<p>Problemet fanns i informationsfl\u00f6det.<\/p>\n<p>N\u00e4r samma information beh\u00f6vde hanteras flera g\u00e5nger skapades on\u00f6dig administration.<\/p>\n<p>Genom verksamhetsanalys och systemutv\u00e4rdering gick det att identifiera m\u00f6jligheter att minska den manuella hanteringen och skapa effektivare processer.<\/p>\n<p>Det illustrerar en viktig princip:<\/p>\n<p><strong>Innan du automatiserar en process beh\u00f6ver du f\u00f6rst\u00e5 varf\u00f6r det manuella arbetet finns d\u00e4r fr\u00e5n b\u00f6rjan.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Ett exempel fr\u00e5n industrin \u2013 n\u00e4r problemet syntes i lagret<\/strong><\/p>\n<p>Under mina \u00e5r inom st\u00e5lindustrin arbetade jag bland annat med lagerv\u00e4rdering, produktkalkylering, ekonomi och logistik.<\/p>\n<p>\u00c4ven d\u00e4r s\u00e5g jag hur administration, processer och datakvalitet h\u00e4nger ihop.<\/p>\n<p>I ett uppdrag kontaktades jag av ett f\u00f6retag som hade uppt\u00e4ckt en <strong>lagerdifferens p\u00e5 cirka en miljon kronor<\/strong>.<\/p>\n<p>Vid f\u00f6rsta anblicken s\u00e5g det ut som ett ekonomiskt problem.<\/p>\n<p>N\u00e4r verksamheten analyserades visade det sig d\u00e4remot att orsakerna fanns i flera delar av processen.<\/p>\n<p>Material registrerades inte alltid korrekt.<\/p>\n<p>Rutiner f\u00f6ljdes inte konsekvent.<\/p>\n<p>Viss information i systemen var inte uppdaterad.<\/p>\n<p>Problemet syntes allts\u00e5 i siffrorna, men orsaken fanns i verksamhetens processer och informationsfl\u00f6den.<\/p>\n<p>Det \u00e4r ett bra exempel p\u00e5 varf\u00f6r man inte alltid ska b\u00f6rja fels\u00f6ka d\u00e4r problemet r\u00e5kar bli synligt.<\/p>\n<p><strong>D\u00e4rf\u00f6r b\u00f6rjar jag med verksamheten<\/strong><\/p>\n<p>N\u00e4r jag hj\u00e4lper f\u00f6retag b\u00f6rjar jag s\u00e4llan med att diskutera vilket system de ska k\u00f6pa.<\/p>\n<p>Jag b\u00f6rjar med fr\u00e5gor som:<\/p>\n<ul>\n<li>Hur arbetar ni idag?<\/li>\n<li>Var uppst\u00e5r v\u00e4ntetider?<\/li>\n<li>Var registreras samma information flera g\u00e5nger?<\/li>\n<li>Vilka arbetsmoment tar mest tid?<\/li>\n<li>Var beh\u00f6ver m\u00e4nniskor flytta information manuellt?<\/li>\n<li>Vilka processer fungerar bra?<\/li>\n<li>Vilka processer skapar problem?<\/li>\n<li>Vilken information beh\u00f6ver anv\u00e4ndarna f\u00f6r att kunna g\u00f6ra sitt arbete?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Det \u00e4r ofta d\u00e4r svaren finns.<\/p>\n<p>De m\u00e4nniskor som arbetar n\u00e4rmast processen vet vanligtvis var problemen uppst\u00e5r.<\/p>\n<p>De vet vilka genv\u00e4gar som anv\u00e4nds, vilka moment som skapar frustration och var information saknas.<\/p>\n<p>Genom att f\u00f6rst\u00e5 verksamheten blir det betydligt enklare att identifiera vilka f\u00f6rb\u00e4ttringar som faktiskt kan skapa nytta.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_inner vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Sma_forbattringar_kan_ge_stor_effekt\"><\/span><strong>Sm\u00e5 f\u00f6rb\u00e4ttringar kan ge stor effekt<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Effektivisering beh\u00f6ver inte betyda stora projekt och omfattande investeringar.<\/p>\n<p>Relativt sm\u00e5 f\u00f6r\u00e4ndringar kan ge stor effekt, s\u00e4rskilt n\u00e4r samma arbetsmoment utf\u00f6rs m\u00e5nga g\u00e5nger.<\/p>\n<p>Det kan exempelvis handla om:<\/p>\n<ul>\n<li>tydligare rutiner<\/li>\n<li>b\u00e4ttre informationsstruktur<\/li>\n<li>f\u00e4rre manuella registreringar<\/li>\n<li>b\u00e4ttre anv\u00e4ndning av funktioner som redan finns<\/li>\n<li>automatisering av \u00e5terkommande arbetsmoment<\/li>\n<li>integration mellan system d\u00e4r den faktiskt beh\u00f6vs<\/li>\n<li>gemensamma arbetss\u00e4tt<\/li>\n<li>standardisering av processer<\/li>\n<\/ul>\n<p>N\u00e4r on\u00f6dig administration minskar frig\u00f6rs tid till s\u00e5dant som faktiskt skapar v\u00e4rde f\u00f6r kunder och verksamhet.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Administration_kostar_mer_an_man_tror\"><\/span><strong>Administration kostar mer \u00e4n man tror<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>L\u00e5t oss ta ett enkelt exempel.<\/p>\n<p>Om <strong>fem medarbetare l\u00e4gger 30 minuter per arbetsdag<\/strong> p\u00e5 ett administrativt moment som skulle kunna f\u00f6renklas motsvarar det:<\/p>\n<ul>\n<li>2,5 timmar per dag<\/li>\n<li>12,5 timmar per vecka<\/li>\n<li>cirka <strong>625 timmar per \u00e5r<\/strong>, r\u00e4knat p\u00e5 50 arbetsveckor<\/li>\n<\/ul>\n<p>Det motsvarar flera m\u00e5naders arbetstid.<\/p>\n<p>Och d\u00e5 r\u00e4knar vi bara p\u00e5 den direkta tids\u00e5tg\u00e5ngen.<\/p>\n<p>Till det kan komma konsekvenser som:<\/p>\n<ul>\n<li>f\u00f6rsenade beslut<\/li>\n<li>felregistreringar och omarbete<\/li>\n<li>\u00f6kad stress<\/li>\n<li>s\u00e4mre datakvalitet<\/li>\n<li>l\u00e4ngre ledtider<\/li>\n<li>l\u00e4gre produktivitet<\/li>\n<\/ul>\n<p>Att minska on\u00f6dig administration \u00e4r d\u00e4rf\u00f6r inte bara en kostnadsfr\u00e5ga.<\/p>\n<p>Det \u00e4r en verksamhetsfr\u00e5ga.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Digitalisering_handlar_inte_om_att_kopa_mer_teknik\"><\/span><strong>Digitalisering handlar inte om att k\u00f6pa mer teknik<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>N\u00e4r m\u00e5nga h\u00f6r ordet digitalisering t\u00e4nker de p\u00e5 nya system, AI eller automation.<\/p>\n<p>Jag ser digitalisering bredare \u00e4n s\u00e5.<\/p>\n<p>Digitalisering handlar om att skapa b\u00e4ttre f\u00f6ruts\u00e4ttningar f\u00f6r <strong>information, m\u00e4nniskor och processer att fungera tillsammans<\/strong>.<\/p>\n<p>Tekniken \u00e4r ett verktyg.<\/p>\n<p>Ibland \u00e4r l\u00f6sningen ett nytt system.<\/p>\n<p>Ibland beh\u00f6vs en integration eller automation.<\/p>\n<p>Men ibland finns funktionen som beh\u00f6vs redan i ett befintligt system och beh\u00f6ver bara b\u00f6rja anv\u00e4ndas.<\/p>\n<p>D\u00e4rf\u00f6r \u00e4r det klokt att f\u00f6rst f\u00f6rst\u00e5 problemet och d\u00e4refter v\u00e4lja l\u00f6sningen.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_inner vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Tre_fragor_for_att_minska_administrationen\"><\/span><strong>Tre fr\u00e5gor f\u00f6r att minska administrationen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Vill du b\u00f6rja unders\u00f6ka den administrativa belastningen i din egen verksamhet?<\/p>\n<p>B\u00f6rja med tre fr\u00e5gor.<\/p>\n<ol>\n<li><strong> Var registreras samma information flera g\u00e5nger?<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Dubbelregistrering \u00e4r en tydlig signal om att ett informationsfl\u00f6de kan beh\u00f6va f\u00f6rb\u00e4ttras.<\/p>\n<p>F\u00f6lj informationen fr\u00e5n f\u00f6rsta registreringen till sista anv\u00e4ndningen.<\/p>\n<p>Hur m\u00e5nga g\u00e5nger skrivs samma uppgift in?<\/p>\n<ol start=\"2\">\n<li><strong> Vilka arbetsmoment skapar egentligen inget v\u00e4rde?<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Administration beh\u00f6vs.<\/p>\n<p>Men alla administrativa moment beh\u00f6ver inte utf\u00f6ras p\u00e5 det s\u00e4tt de g\u00f6rs idag.<\/p>\n<p>Titta s\u00e4rskilt p\u00e5 \u00e5terkommande kontroller, kopiering, sammanst\u00e4llningar och manuella \u00f6verf\u00f6ringar.<\/p>\n<ol start=\"3\">\n<li><strong> Vilken information borde kunna delas automatiskt?<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<p>Om en m\u00e4nniska regelbundet l\u00e4ser information i ett system och skriver samma information i ett annat finns det anledning att unders\u00f6ka varf\u00f6r.<\/p>\n<p>L\u00f6sningen kan vara en integration eller automation.<\/p>\n<p>Men kontrollera f\u00f6rst om den funktion ni beh\u00f6ver <strong>redan finns i n\u00e5got av systemen<\/strong>.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Checklista_%E2%80%93_var_finns_er_administrativa_potential\"><\/span><strong>Checklista \u2013 var finns er administrativa potential?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>G\u00e5 igenom n\u00e5gra \u00e5terkommande processer och fr\u00e5ga:<\/p>\n<ul>\n<li>Registrerar vi samma information flera g\u00e5nger?<\/li>\n<li>Flyttar m\u00e4nniskor information manuellt mellan system?<\/li>\n<li>Har vi Excel-filer som kompenserar f\u00f6r n\u00e5got v\u00e5ra system inte hanterar?<\/li>\n<li>L\u00e4gger medarbetare tid p\u00e5 att leta efter r\u00e4tt information?<\/li>\n<li>G\u00f6r vi samma manuella kontroller varje dag eller vecka?<\/li>\n<li>Kr\u00e4ver rapportering \u00e5terkommande sammanst\u00e4llningar?<\/li>\n<li>Finns arbetsmoment som bara vissa personer vet hur man g\u00f6r?<\/li>\n<li>Anv\u00e4nder vi faktiskt funktionerna som redan finns i v\u00e5ra system?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ju fler punkter ni k\u00e4nner igen, desto st\u00f6rre anledning finns det att kartl\u00e4gga processen innan ni investerar i ytterligare teknik.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_inner vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Sammanfattning\"><\/span><strong>Sammanfattning<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Tillv\u00e4xt \u00e4r positivt.<\/p>\n<p>Men n\u00e4r administrationen v\u00e4xer snabbare \u00e4n verksamheten riskerar b\u00e5de effektivitet och l\u00f6nsamhet att p\u00e5verkas.<\/p>\n<p>Problemen beror s\u00e4llan p\u00e5 att m\u00e4nniskor arbetar f\u00f6r l\u00e5ngsamt.<\/p>\n<p>Ofta finns orsaken i processer, informationsfl\u00f6den och arbetss\u00e4tt som inte har utvecklats i takt med verksamheten.<\/p>\n<p>Genom att f\u00f6lja n\u00e5gra verkliga processer fr\u00e5n b\u00f6rjan till slut g\u00e5r det ofta att identifiera dubbelregistrering, manuella \u00f6verf\u00f6ringar, v\u00e4ntetider och andra arbetsmoment som kan f\u00f6renklas.<\/p>\n<p>De st\u00f6rsta vinsterna handlar s\u00e4llan om att arbeta h\u00e5rdare.<\/p>\n<p><strong>De handlar om att ta bort arbete som inte beh\u00f6ver g\u00f6ras.<\/strong><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"FAQ_%E2%80%93_vanliga_fragor_om_administration_effektivisering_och_digitalisering\"><\/span>FAQ \u2013 vanliga fr\u00e5gor\u00a0<strong>om administration, effektivisering och digitalisering<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<p><strong>Varf\u00f6r v\u00e4xer administrationen n\u00e4r ett f\u00f6retag v\u00e4xer?<\/strong><\/p>\n<p>N\u00e4r verksamheten v\u00e4xer tillkommer fler kunder, order, fakturor, kontakter och informationsfl\u00f6den. Om arbetss\u00e4tten inte utvecklas i samma takt kan den administrativa belastningen successivt \u00f6ka.<\/p>\n<p><strong>Hur vet man om administrationen har blivit ett problem?<\/strong><\/p>\n<p>Vanliga tecken \u00e4r mycket manuell hantering, dubbelregistrering, sv\u00e5righeter att hitta information, tidskr\u00e4vande rapportering och att m\u00e4nniskor regelbundet beh\u00f6ver flytta information mellan olika system.<\/p>\n<p><strong>\u00c4r administration alltid d\u00e5ligt?<\/strong><\/p>\n<p>Nej. Administration \u00e4r n\u00f6dv\u00e4ndig f\u00f6r att en verksamhet ska fungera. Problemet uppst\u00e5r n\u00e4r on\u00f6diga eller ineffektiva arbetsmoment tar tid fr\u00e5n v\u00e4rdeskapande aktiviteter.<\/p>\n<p><strong>Hur hittar man on\u00f6digt administrativt arbete?<\/strong><\/p>\n<p>Kartl\u00e4gg n\u00e5gra \u00e5terkommande processer fr\u00e5n b\u00f6rjan till slut. Notera manuella registreringar, \u00f6verl\u00e4mningar, v\u00e4ntetider, kontroller och informations\u00f6verf\u00f6ringar mellan system.<\/p>\n<p><strong>M\u00e5ste man byta aff\u00e4rssystem f\u00f6r att minska administrationen?<\/strong><\/p>\n<p>Nej. I m\u00e5nga fall g\u00e5r det att f\u00f6rb\u00e4ttra befintliga arbetss\u00e4tt, anv\u00e4nda redan tillg\u00e4ngliga funktioner b\u00e4ttre eller skapa integrationer och automation utan att byta hela aff\u00e4rssystemet.<\/p>\n<p><strong>Vad \u00e4r dubbelregistrering?<\/strong><\/p>\n<p>Dubbelregistrering inneb\u00e4r att samma information registreras manuellt p\u00e5 flera st\u00e4llen. Det skapar extra arbete och \u00f6kar risken f\u00f6r att uppgifterna skiljer sig \u00e5t.<\/p>\n<p><strong>Hur p\u00e5verkar d\u00e5liga informationsfl\u00f6den verksamheten?<\/strong><\/p>\n<p>De kan skapa mer administration, l\u00e4ngre ledtider, s\u00e4mre datakvalitet och sv\u00e5rare beslutsfattande eftersom r\u00e4tt information inte alltid finns d\u00e4r den beh\u00f6vs.<\/p>\n<p><strong>Kan mindre f\u00f6retag ocks\u00e5 vinna p\u00e5 effektivisering?<\/strong><\/p>\n<p>Ja. I mindre f\u00f6retag \u00e4r resurserna ofta begr\u00e4nsade, vilket g\u00f6r att \u00e4ven sm\u00e5 tidsbesparingar i \u00e5terkommande processer kan f\u00e5 stor betydelse.<\/p>\n<p><strong>Hur mycket tid kan ett f\u00f6retag spara?<\/strong><\/p>\n<p>Det beror p\u00e5 verksamheten. Men sm\u00e5 \u00e5terkommande tidsbesparingar kan bli betydande n\u00e4r samma arbetsmoment utf\u00f6rs av flera personer varje dag.<\/p>\n<p><strong>Vad \u00e4r skillnaden mellan digitalisering och automation?<\/strong><\/p>\n<p>Digitalisering \u00e4r ett bredare arbete d\u00e4r digital teknik anv\u00e4nds f\u00f6r att st\u00f6dja och utveckla verksamhetens processer och informationsfl\u00f6den. Automation inneb\u00e4r att ett eller flera arbetsmoment kan utf\u00f6ras automatiskt i st\u00e4llet f\u00f6r manuellt.<\/p>\n<p><strong>Vilka processer b\u00f6r analyseras f\u00f6rst?<\/strong><\/p>\n<p>B\u00f6rja med processer som tar mycket tid, inneh\u00e5ller m\u00e5nga manuella moment, skapar \u00e5terkommande problem eller d\u00e4r samma information registreras flera g\u00e5nger.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nasta_steg\"><\/span><strong>N\u00e4sta steg<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vill_ni_minska_administrationen_i_verksamheten\"><\/span><strong>Vill ni minska administrationen i verksamheten?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Det f\u00f6rsta steget beh\u00f6ver inte vara ett nytt system.<\/p>\n<p>Genom att kartl\u00e4gga processer, informationsfl\u00f6den och manuella arbetsmoment g\u00e5r det ofta att hitta f\u00f6rb\u00e4ttringar som kan ge effekt utan stora IT-projekt.<\/p>\n<p>Digihelp hj\u00e4lper f\u00f6retag att analysera verksamhet, systemst\u00f6d och informationsfl\u00f6den f\u00f6r att minska dubbelarbete och skapa smartare arbetss\u00e4tt.<\/p>\n<p><strong>Kontakta mig f\u00f6r ett f\u00f6rsta samtal om var det finns potential att f\u00f6renkla arbetet i er verksamhet.<\/strong><\/p>\n<p data-start=\"2084\" data-end=\"2199\"><strong>Ulrika Andreasen<\/strong><\/p>\n<p data-start=\"2084\" data-end=\"2199\">\ud83d\udcde 070 \u2013 636 68 14<br \/>\n\u2709\ufe0f <a class=\"decorated-link\" href=\"mailto:ulrika@digihelp.se\" rel=\"noopener\" data-start=\"2177\" data-end=\"2195\">ulrika@digihelp.se<\/a><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<div class=\"vc_btn3-container vc_btn3-left vc_do_btn\" ><a onmouseenter=\"this.style.backgroundColor='#f57f4b'; this.style.color='#f7f7f7'; this.style.borderColor='#f57f4b';\" onmouseleave=\"this.style.backgroundColor='#F79468'; this.style.color='#fff'; this.style.borderColor='#F79468';\" style=\"background-color:#F79468; color:#fff; border-color:#F79468;\" class=\"vc_general vc_btn3 vc_btn3-size-md vc_btn3-shape-rounded vc_btn3-style-modern\" href=\"https:\/\/digihelp.se\/en\/kontakt-digihelp-ab\/\" title=\"\" target=\"_blank\">Boka ett kostnadfritt m\u00f6te<\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><div class=\"vc_row wpb_row vc_row-fluid\"><div class=\"wpb_column vc_column_container vc_col-sm-12\"><div class=\"vc_column-inner\"><div class=\"wpb_wrapper\">\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Kallor\"><\/span><strong>K\u00e4llor\u00a0<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"wpb_text_column wpb_content_element\" >\n\t\t<div class=\"wpb_wrapper\">\n\t\t\t<ul>\n<li data-start=\"2233\" data-end=\"2242\"><a href=\"https:\/\/www.digg.se\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">Digg <\/a><\/li>\n<li data-start=\"2233\" data-end=\"2242\"><a href=\"https:\/\/tillvaxtverket.se\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">The Agency for Economic Growth<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.mckinsey.com\/capabilities\/operations\/our-insights\/transforming-advanced-manufacturing-through-industry-4-0\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">Industry 4.0 och digital transformation i tillverkning<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.mckinsey.com\/capabilities\/operations\/our-insights\/capturing-the-true-value-of-industry-four-point-zero\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">Capturing the True Value of Industry 4.0<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.mckinsey.com\/capabilities\/tech-and-ai\/our-insights\/leadership-and-digital-transformation\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">Rewired \u2013 Digital &amp; AI transformations<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.mckinsey.com\/~\/media\/McKinsey\/Business%20Functions\/Operations\/Our%20Insights\/The%20future%20of%20manufacturing%20podcast\/The-future-of-manufacturing-vF.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener sponsored nofollow\">The Future of Manufacturing<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>N\u00e4r f\u00f6retaget v\u00e4xer kan administrationen v\u00e4xa \u00e4nnu snabbare. Se var tiden f\u00f6rsvinner och hur b\u00e4ttre processer och informationsfl\u00f6den kan minska manuellt arbete.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":32621,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_oct_exclude_from_cache":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[53],"tags":[],"class_list":["post-32619","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nyheter"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/32619","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=32619"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/32619\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":32620,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/32619\/revisions\/32620"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/32621"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=32619"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=32619"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/digihelp.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=32619"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}