Spara tid och pengar – minska dubbelregistrering i verksamheten
En kunduppgift registreras i ett system.
Samma information skrivs sedan in i ett Excel-ark.
När ordern ska hanteras registreras delar av uppgifterna igen i ett annat system.
Till sist kopieras informationen kanske ytterligare en gång för fakturering, rapportering eller uppföljning.
Varje registrering tar bara några minuter.
Men när samma moment upprepas varje dag, av flera personer och för många kunder eller order, blir några minuter snabbt många arbetstimmar.
Dubbelregistrering är ett av de tydligaste tecknen på att ett informationsflöde kan förbättras.
Och problemet handlar inte bara om tid.
Varje gång information skrivs in manuellt ytterligare en gång finns också en ny möjlighet att något blir fel.
Vad är dubbelregistrering?
Dubbelregistrering innebär att samma eller nästan samma information behöver registreras manuellt på flera ställen.
Det kan till exempel vara:
- kunduppgifter
- orderinformation
- artikelnummer
- leveransinformation
- fakturauppgifter
- arbetstider
- produktionsdata
- serviceärenden
- kontaktuppgifter
- information för rapportering
I många verksamheter har arbetssättet vuxit fram gradvis.
Ett nytt system har införts för ett specifikt behov.
Ett Excel-ark har skapats för att komplettera systemet.
En manuell kontroll har lagts till.
Ytterligare en rapport behöver sammanställas.
Ingen har medvetet bestämt att samma information ska registreras tre gånger.
Ändå är det precis vad som till slut händer.
Varför uppstår dubbelregistrering?
Det är lätt att tro att dubbelregistrering bara beror på att olika system inte är integrerade.
Det är en möjlig orsak, men långt ifrån den enda.
Dubbelregistrering kan också uppstå när:
- olika avdelningar använder olika system
- informationen saknar en tydlig huvudkälla
- gamla rutiner lever kvar efter ett systembyte
- funktioner som redan finns i systemen inte används
- Excel används för att komplettera verksamhetssystem
- information skickas via mejl och sedan registreras manuellt
- ansvar mellan olika delar av processen är otydligt
- data har olika struktur eller kvalitet i olika system
Därför bör lösningen inte automatiskt vara:
”Vi behöver bygga en integration.”
Först behöver man förstå varför informationen registreras flera gånger
Några minuter blir snabbt många timmar
Dubbelregistrering kan vara svår att upptäcka eftersom varje enskilt moment är så litet.
Anta att en administrativ uppgift tar 5 minuter och utförs 20 gånger per arbetsdag.
Det blir:
- 100 minuter per dag
- drygt 8 timmar per arbetsvecka
- över 400 timmar per år, räknat på 50 arbetsveckor
Och då räknar vi bara på ett enda arbetsmoment.
Om flera personer gör samma sak, eller om information behöver hanteras i flera steg, kan tidsåtgången bli betydligt större.
Det är därför små manuella moment är så intressanta att analysera.
Fem minuter är nästan ingenting en gång. Fem minuter hundratals gånger är något helt annat.
Dubbelregistrering kostar mer än arbetstid
Den direkta arbetstiden är bara en del av kostnaden.
När samma information registreras manuellt på flera ställen ökar också risken för att uppgifterna inte längre stämmer överens.
Ett telefonnummer ändras i ett system men inte i ett annat.
En order uppdateras på ett ställe men den gamla informationen ligger kvar någon annanstans.
Ett artikelnummer skrivs fel.
Ett datum kopieras fel.
Plötsligt finns flera versioner av samma information.
Då uppstår nästa administrativa problem:
Vilken uppgift är egentligen rätt?
Tid behöver läggas på kontroller, felsökning och rättningar.
Dubbelregistrering skapar alltså inte bara mer arbete.
Den kan också skapa sämre datakvalitet.
När informationsflödet blir viktigare än systemen
När företag vill digitalisera eller effektivisera verksamheten hamnar fokus ofta på frågan:
Vilket system behöver vi?
Jag tycker att det finns en viktigare fråga att börja med:
Hur flödar informationen genom verksamheten?
När samma information behöver registreras flera gånger ökar risken för fel och dubbelarbete.
När medarbetare måste leta efter information i olika system förloras tid.
När uppgifter inte är uppdaterade blir beslutsunderlagen sämre.
Och när människor själva måste flytta information från ett system till ett annat blir de i praktiken länken mellan systemen.
Det är därför jag ofta börjar med att kartlägga processer och informationsflöden innan jag diskuterar tekniska lösningar.
När människor blir integrationen mellan systemen
Det här är ett mönster jag ofta reagerar på när jag tittar på verksamhetsprocesser.
En medarbetare öppnar system A.
Läser informationen.
Öppnar system B.
Och skriver in samma information där.
Ur verksamhetens perspektiv har personen blivit en manuell integration mellan två system.
Det betyder inte automatiskt att arbetsmomentet ska automatiseras.
Men det är en tydlig signal om att processen bör undersökas.
Frågorna blir då:
Varför behöver informationen flyttas?
Behöver den verkligen finnas i båda systemen?
Finns det redan en funktion för att överföra informationen?
Kan processen förändras så att registreringen bara behöver göras en gång?
Först när de frågorna är besvarade vet vi vilken lösning som är lämplig.
Börja inte med automation
Det kan vara lockande att automatisera ett manuellt arbetsmoment direkt.
Men om processen i grunden är onödigt komplicerad finns risken att man bara automatiserar ett dåligt arbetssätt.
Det kan gå snabbare.
Men processen är fortfarande dålig.
Därför brukar jag tänka i den här ordningen:
- Behöver arbetsmomentet göras?
Om svaret är nej ska det tas bort, inte automatiseras.
- Kan processen förenklas?
Kanske behöver informationen bara registreras på ett ställe.
- Finns funktionen redan?
Kontrollera vad de befintliga systemen faktiskt kan göra.
- Kan systemen dela information?
Då kan en integration vara relevant.
- Kan arbetsmomentet automatiseras?
Först här blir automation den naturliga frågan.
Det är en enkel ordning, men den kan förhindra att företag investerar tid och pengar i lösningar på problem som egentligen borde tas bort.
Excel är inte problemet
Excel får ofta skulden när företag pratar om ineffektiva processer.
Jag tycker att det blir för enkelt.
Excel är ett mycket användbart verktyg.
Problemet uppstår när ett Excel-ark i praktiken blir ett parallellt verksamhetssystem.
Om information först registreras i affärssystemet och därefter kopieras till Excel för att processen ska fungera finns det anledning att fråga varför.
Behövs Excel-filen för analys?
Då kan den fylla en viktig funktion.
Behövs den däremot för att kompensera för ett informationsflöde som inte fungerar kan det finnas en bättre lösning.
Verktyget är sällan problemet i sig. Det är hur det används i processen som är intressant.
Bestäm var informationen ska vara korrekt
Ett viktigt steg för att minska dubbelregistrering är att bestämma var olika typer av information ska ha sin huvudsakliga källa.
Om kundens adress finns på fyra olika ställen behöver verksamheten veta:
Vilket system äger informationen?
Samma princip gäller exempelvis:
- kunddata
- artikeldata
- prisinformation
- leveransuppgifter
- personalinformation
- orderstatus
När det finns en tydlig källa blir det lättare att avgöra hur informationen ska användas i andra system.
Det minskar också risken för att flera versioner av samma uppgift börjar leva parallellt.
Följ informationen – inte bara systemen
När jag analyserar en process är jag intresserad av mer än vilka system som används.
Jag vill veta vad som händer med informationen.
Var skapas den?
Vem registrerar den?
Vem behöver den?
Var förändras den?
Var kontrolleras den?
Var registreras den igen?
Och var slutar processen?
När man följer informationen från början till slut blir dubbelregistrering ofta betydligt lättare att upptäcka.
Det blir också tydligare vilka förbättringar som faktiskt kan ge effekt.
Tre sätt att minska dubbelregistrering
Det finns ingen lösning som passar alla verksamheter.
Men förbättringarna brukar hamna inom tre områden.
- Förbättra arbetssättet
Ibland går det att ta bort en registrering genom att förändra processen.
Det kan exempelvis handla om att använda en gemensam informationskälla eller tydliggöra vem som ansvarar för informationen.
- Använd befintliga system bättre
System innehåller ofta funktioner som verksamheten inte använder.
Innan ett nytt verktyg köps eller en speciallösning byggs är det därför klokt att kontrollera om problemet redan kan lösas med befintlig funktionalitet.
- Integrera eller automatisera där det ger nytta
När samma information faktiskt behöver användas i flera system kan integration eller automation vara rätt lösning.
Då kan informationen överföras utan att en människa behöver skriva in den igen.
Men tekniken ska lösa ett identifierat problem.
Inte skapa ännu ett lager ovanpå en process som ingen först har analyserat
Checklista – var dubbelregistrerar ni information?
Välj en vanlig process i verksamheten, exempelvis order, kundservice, inköp eller fakturering, och följ den från början till slut.
Fråga:
- Registreras samma kunduppgift mer än en gång?
- Kopieras information mellan system?
- Används Excel för information som redan finns någon annanstans?
- Skickas uppgifter via mejl för att sedan registreras manuellt?
- Behöver någon kontrollera att två system visar samma information?
- Finns det flera versioner av samma uppgift?
- Vet verksamheten vilket system som är huvudkälla för informationen?
- Har ni kontrollerat om systemen redan kan dela information?
Om flera svar är ja finns det sannolikt potential att minska dubbelregistrering och manuellt arbete.
Börja smått
Att förbättra informationsflöden behöver inte innebära ett stort digitaliseringsprojekt.
Välj en process.
Följ informationen.
Mät hur mycket tid som används.
Identifiera ett onödigt arbetsmoment.
Förbättra det.
Mät igen.
När resultatet fungerar kan samma metod användas på nästa process.
På det sättet går det att skapa kontinuerliga förbättringar utan att verksamheten behöver genomföra ett stort förändringsprojekt varje gång.
Sammanfattning
Dubbelregistrering kan verka som ett litet irritationsmoment.
Men när samma information registreras manuellt varje dag, av flera personer och i flera system, blir konsekvenserna betydligt större.
Det kostar tid.
Det ökar risken för fel.
Det försämrar datakvaliteten.
Och det gör verksamheten mer beroende av manuella arbetsmoment.
Lösningen är inte automatiskt ett nytt system, en integration eller automation.
Börja med processen och informationen.
Ta reda på varför uppgiften registreras flera gånger och om arbetsmomentet över huvud taget behöver finnas.
Därefter går det att avgöra vilken lösning som ger störst nytta.
Målet är enkelt:
Registrera informationen en gång – och använd den där den behövs.
FAQ – vanliga frågor om dubbelregistering
Vad betyder dubbelregistrering?
Dubbelregistrering innebär att samma eller nästan samma information registreras manuellt på flera ställen, exempelvis i affärssystem, Excel och andra verksamhetssystem.
Varför är dubbelregistrering ett problem?
Det skapar extra arbete och ökar risken för att informationen blir felaktig eller skiljer sig mellan olika system.
Hur hittar man dubbelregistrering i verksamheten?
Välj en återkommande process och följ informationen från början till slut. Markera varje tillfälle där samma uppgift registreras, kopieras eller kontrolleras manuellt.
Behöver systemen integreras för att lösa problemet?
Inte alltid. Ibland kan processen förenklas eller befintliga funktioner användas bättre. Integration är ett alternativ när information faktiskt behöver delas mellan olika system.
Kan automation minska dubbelregistrering?
Ja, vissa manuella överföringar kan automatiseras. Men processen bör analyseras först så att verksamheten inte automatiserar ett arbetsmoment som egentligen kan tas bort.
Är Excel ett problem?
Inte i sig. Excel är ett bra verktyg för många ändamål. Problemet uppstår när samma information behöver underhållas parallellt i Excel och andra system för att verksamhetsprocessen ska fungera.
Vad innebär en gemensam informationskälla?
Det innebär att verksamheten bestämmer vilket system som är huvudkälla för en viss typ av information. Andra system bör så långt det är möjligt använda information från den källan.
Var bör ett företag börja?
Börja med en process som innehåller mycket manuell hantering eller där medarbetare redan upplever dubbelarbete. Följ informationen och identifiera var samma uppgift hanteras flera gånger.
Nästa steg
Vill ni minska dubbelregistreringen?
Några minuters manuellt arbete kan verka obetydligt.
Men när samma moment upprepas varje dag kan det motsvara hundratals arbetstimmar per år.
Digihelp hjälper företag att kartlägga processer, informationsflöden och systemstöd för att identifiera dubbelarbete och onödiga manuella moment.
Målet är inte att automatisera allt. Målet är att använda tiden och systemen bättre.
Ulrika Andreasen
📞 070 – 636 68 14
✉️ [email protected]