Tips för att lyckas med digitalisering

Läs mer om hur Digihelp kan hjälpa dig med din digitaliseringsprocess »

Digitalisering handlar om att göra vardagen smartare, inte bara att införa nya system. Här får du konkreta tips för att lyckas med digitalisering i ett mindre företag.

• För det första skapar ni en tydlig målbild för varför ni digitaliserar – till exempel kortare ledtider, färre fel, bättre kontroll eller mer tid för kunderna.
• Sätt mätbara mål: hur många timmar ni vill frigöra, eller hur mycket snabbare en process ska gå och hur många fel ni vill ta bort. Följ upp effekten, inte bara införandet
• Utgå från kunden: ta reda på hur kunderna vill kommunicera (webb, app, eller telefon, mejl, bokning online) och bygg också er digitala strategi efter det – inte efter systemen.
• Bryt stuprören. För det första gör det tydligt att alla avdelningar påverkar kundupplevelsen och att alla är med på företagets digitaliseringsresa.
• Börja med en mindre men kritisk process där ni snabbt kan visa resultat. Använd den som pilot, lär er av erfarenheterna och skala sedan upp.

• Checklista för dig som vill få resultat av digitalisering

• Se över processer och rutiner innan ni digitaliserar. En krånglig process blir inte bättre bara för att den hamnar i ett nytt system.

• Inledningsvis involvera användarna tidigt. De som ska jobba i systemen vet ofta var problemen finns och hur vardagen faktiskt fungerar.

• Jobba i korta, agila steg: bryt ned större satsningar i mindre delar, testa dessutom i verkligheten, justera och bygg vidare.

• Inventera de system ni redan har. Ofta går det att få mycket mer nytta genom att koppla ihop, eller städa data och använda funktioner ni redan betalar för.

• Identifiera områden där ni kan automatisera – till exempel kvittohantering, leverantörsfakturor, kundfakturor eller återkommande rapporter.

• Digitalisera kvittohanteringen med system eller appar kopplade till bokföringen. Det minskar manuell hantering och risken att kvitton tappas bort.

• Hantera leverantörsfakturor digitalt. Låt leverantörer skicka e-faktura/PDF direkt in i affärssystemet och låt systemet fylla i OCR, datum och konton. Ni kontrollerar och attesterar istället för att knappa.

• Exempel på områden att börja digitalisera

• Skicka kundfakturor digitalt och använd system som säkerställer rätt information från början. Låt dessutom påminnelser och bevakning skötas automatiskt så att ni får betalt snabbare.

• Utforska automation och RPA där volymerna är stora eller arbetet är monotont – till exempel inläsning av fakturor eller standardiserade kundfrågor via chattbot.

• Använd molntjänster för att få skalbarhet och flexibilitet, men var medveten om var informationen lagras och vilka lagkrav som gäller.

• Följ också upp digitaliseringsinsatserna regelbundet: hur mycket tid har ni frigjort, hur har felminskning, kundnöjdhet eller likviditet påverkats?

• Våga testa ny teknik i liten skala. Misslyckas snabbt hellre med ett litet pilotprojekt än med en stor satsning som inte landar.

• Slutligen lyssna på medarbetarna – ofta finns det oanvänd digital kompetens och goda idéer internt som kan driva utvecklingen framåt.

• Vänta inte med digitalisering. Dina konkurrenter rör sig framåt, och en genomtänkt digitaliseringsresa är en viktig del av att behålla och stärka företagets konkurrenskraft.

• Slutligen – vill du ha hjälp att prioritera vad ni ska börja med eller räkna hem effekten av era digitaliseringsinsatser?
• Boka ett samtal med Digihelp AB, så går vi igenom ert nuläge och tar fram konkreta nästa steg för ditt företag.