Automatisera inte problemet – börja med processen
Att automatisera processer kan frigöra mycket tid i en verksamhet.
Men bara om vi automatiserar rätt sak.
Det är lätt att börja med frågan:
Kan vi automatisera det här?
Jag tycker att en bättre första fråga är:
Varför gör vi det här – och vilket problem försöker vi egentligen lösa?
Ett ineffektivt arbetssätt blir nämligen inte automatiskt bra bara för att det går snabbare.
I värsta fall automatiserar vi problemet.
När 30 timmars övertid blev en knapptryckning
I ett tidigare uppdrag fanns en administrativ process som krävde omkring 30 timmars övertid per vecka.
Vid första anblick var problemet arbetsbelastningen.
Men när processen analyserades blev bilden en annan.
En stor del av tiden gick åt till manuell hantering av information mellan olika system och arbetsmoment. Medarbetare behövde lägga tid på sådant som systemen egentligen borde ha kunnat hjälpa verksamheten med.
Problemet var därför inte att människor arbetade för långsamt.
Problemet var hur processen och informationsflödet var utformade.
Genom att först förstå arbetsflödet och därefter automatisera rätt moment kunde den omfattande manuella hanteringen ersättas av en lösning som i praktiken startades med en knapptryckning.
Digihelp beskriver redan samma resultat på tjänstesidan för IT-konsult: processen gick från cirka 30 timmars övertid per vecka till ett knapptryck.
Men det viktigaste resultatet var egentligen inte knapptryckningen.
Det viktiga var analysen som gjorde den möjlig.
Automatisera arbetsuppgiften eller förbättra processen?
Det är två olika saker.
Anta att ett arbetsmoment tidigare tog tio minuter och efter automation tar en minut.
Det låter som en tydlig effektivisering.
Men vad händer i nästa steg?
Om nästa del av processen inte kan hantera den ökade mängden arbete har verksamheten kanske inte ökat sin totala kapacitet alls.
Flaskhalsen har bara flyttat.
Därför behöver vi titta på hela flödet:
Vad startar processen? → Vad händer? → Vilken information används? → Vilka system är inblandade? → Var uppstår väntan? → Vad blir resultatet?
Först när vi förstår det kan vi avgöra var automation faktiskt skapar nytta.
Fem frågor innan ni automatiserar
- Vilket problem försöker vi lösa?
Att något görs manuellt betyder inte automatiskt att det är problemet.
Den manuella hanteringen kan vara ett symptom på dålig datakvalitet, otydliga roller, bristande systemstöd eller en process som vuxit fram utan att någon sett över helheten.
- Var försvinner tiden?
Titta inte bara på själva arbetsmomentet.
Leta efter väntan, sökande efter information, dubbelregistrering, manuella kontroller och rättningar.
Små moment som upprepas många gånger kan tillsammans bli mycket stora tidsförluster.
- Var skapas informationen?
Om samma information registreras i flera system behöver ni förstå varför.
Vilket system ska egentligen äga informationen?
Och varför behöver någon skriva in den igen?
- Kan vi lita på datan?
Automation är beroende av information.
Om felaktig information automatiskt skickas vidare mellan system har vi inte löst problemet.
Vi har bara gjort felet snabbare.
- Vad händer efter automationen?
En lyckad automation påverkar resten av processen.
Om ett moment plötsligt kan hantera dubbelt så många ärenden måste nästa steg kunna ta emot dem.
Annars skapas en ny flaskhals.
Automation är ett verktyg – inte målet
Målet med digitalisering är inte att ha flest automationer, integrationer eller AI-lösningar.
Målet kan istället vara att:
- minska administration
- korta ledtider
- förbättra kvalitet
- minska risken för fel
- öka spårbarheten
- frigöra tid för kund, produktion eller utveckling.
Ibland är automation rätt lösning.
Ibland behöver processen förändras först.
Ibland är grunddata problemet.
Och ibland upptäcker man under analysen att ett arbetsmoment inte längre behöver göras över huvud taget.
Den billigaste automationen kan därför vara att ta bort ett onödigt arbetsmoment.
Gör en enkel processanalys
Välj en process där medarbetarna upplever mycket administration.
Rita upp:
Start → aktiviteter → system → informationsöverföringar → beslut → resultat
Markera sedan:
Manuellt arbete
Var behöver en människa skriva, kopiera, flytta eller kontrollera information?
Väntetider
Var stannar processen?
Dubbelregistrering
Var registreras samma information igen?
Kontroller
Vad kontrolleras manuellt och varför?
Fel och rättningar
Var uppstår återkommande problem?
Systembyten
Hur många gånger behöver användaren gå mellan olika system för att slutföra processen?
Nu har ni ett betydligt bättre underlag.
Först därefter ställer ni frågan:
Vad av detta bör vi automatisera?
Checklista – innan ni automatiserar en process
☐ Vi vet vilket problem vi försöker lösa
☐ Processen är kartlagd från början till slut
☐ Vi känner till flaskhalsarna
☐ Vi vet var informationen skapas
☐ Vi vet vilket system som ansvarar för informationen
☐ Datakvaliteten är tillräcklig
☐ Dubbelregistrering och manuella kontroller är identifierade
☐ Vi vet hur nästa processteg påverkas
☐ Vi har bestämt hur resultatet ska mätas
☐ Vi har kontrollerat om moment kan förenklas eller tas bort innan de automatiseras
Börja med verksamheten – inte tekniken
När jag arbetar med digitalisering börjar jag därför inte med frågan:
Vilket verktyg ska vi använda?
Jag börjar hellre med:
Vad försöker verksamheten åstadkomma, och vad hindrar den idag?
När vi förstår processen, informationen och människornas arbetssätt kan vi välja teknik därefter.
Det kan leda till automation.
Men det kan lika gärna visa att processen behöver förenklas, informationen struktureras eller ett onödigt arbetsmoment tas bort.
Tekniken ska stödja verksamheten – inte tvärtom.
Digihelps egen positionering är redan att börja med nuläge, utmaningar och mål och därefter avgöra nästa steg. Det här förstärker alltså den linje som redan finns på sajten.
Vill ni se var tiden försvinner i era processer?
Digihelp hjälper företag att kartlägga processer, informationsflöden och systemstöd för att identifiera var digitalisering och automation faktiskt kan ge effekt.
Börja med problemet. Sedan väljer vi lösningen.
FAQ – vanliga frågor om administration, effektivisering och digitalisering
Vilka processer bör ett företag automatisera först?
Börja gärna med repetitiva, regelstyrda och tidskrävande arbetsmoment där nyttan går att mäta. Processer med stora volymer kan ge betydande effekt även om varje enskilt moment bara tar några minuter.
Kan man automatisera en dålig process?
Tekniskt sett ofta ja. Verksamhetsmässigt är det sällan klokt. Automation kan förstärka både bra och dåliga arbetssätt.
Måste vi köpa ett nytt system?
Nej. Många processer kan förbättras med befintliga system, integrationer eller automationsverktyg. Digihelp arbetar redan enligt principen att processer kan automatiseras utan att ett stort systembyte behöver vara första åtgärden.
Hur vet vi om automationen lönar sig?
Mät nuläget innan förändringen.
Det kan vara arbetstid, ledtid, antal fel, antal manuella moment, kostnad per ärende eller hur ofta personal behöver rätta information.
Då går effekten att jämföra efteråt.
Varför är datakvalitet viktig?
Automation fattar beslut eller flyttar information utifrån data.
Om informationen är felaktig eller inkonsekvent kan samma fel snabbt spridas vidare genom processen.
Nästa steg
Vet ni var tiden försvinner i era processer?
Vi hjälper er att kartlägga processer, informationsflöden och systemstöd för att hitta var digitalisering och automation faktiskt skapar nytta.
Kontakta mig för ett första samtal om var det finns potential att förenkla arbetet i er verksamhet.
Ulrika Andreasen
📞 070 – 636 68 14
✉️ [email protected]