Tips för att lyckas med digitalisering

Läs mer om hur Digihelp kan hjälpa dig med din digitaliseringsprocess »

• Skapa en tydlig målbild gemensam målbild vad digitaliseringen ska göra för ert företag.
• Sätt upp ett tydligt syfte och de förväntade besparingar som ert företag har ex. minskad manuell hantering med x timmar, processer som stödjer verksamheten så att x antal timmar frigörs. Målen ska vara mätbara för att ert företag senare ska kunna följa upp effekten av era digitala insatser.
• Hur vill kunden kommunicera med ditt företag? Fråga kunden och bygg upp din strategi efter det. Beställa online, via app., ringa eller mejla?
• Bryta stuprörstänkandet. Det är viktigt att alla som arbetar på ert företag förstår att de alla är delaktiga i kundupplevelsen. Hitta sätt att samarbeta så att alla är delaktiga i företagets digitaliseringsprocess
• Gör en översyn av helheten och jobba systematiskt ex börja med en mindre process som är kritisk
• Gör en översyn av processer och rutiner i företaget så att det stödjer den införda digitaliseringen
• Involvera de som användare av det som ert företag avser att digitalisera. Dessa personer ska delta i företagets kravställningsprocess
• Jobba agilt i snabba iterationer där ni bryter ner ett område till mindre, testar och utvärderar innan ni tar de större delarna.
• Utnyttja kraften i IT och gör en översyn av de verktyg ni har idag. Om dina befintliga system inte kommunicerar finns det kanske en integrationslösning som kan hjälpa ert företag så att data kan utbytas.
• Det finns mycket som kan digitaliseras ex. kvittohantering, leverantör och kundfaktura
• Följ upp dina digitaliserings insatser genom att beräkna vad ert företag har sparat i form av tid, minskad hantering, kunder som får snabbare och bättre service
• Testa ny teknik som kan hjälpa ert företag att bli bättre.
• Utnyttja kraften i automation RPA 24/7 för ex en robot som läser in data från alla leverantörsfakturor och bokför dem direkt för ekonomisystemet, eller ex en chattbot som svarar på kundens frågor
• Nyttja kraft och flexibilitet i molntjänster med medvenhet om var informationen lagras så att det sker på ett säkert sätt.
• Vänta inte med digitalisering – dina konkurrenter rör sig snabbt framåt och ditt företag vill behålla sin konkurrenskraft.
• Misslyckas snabbt metodik går ut på att pröva idéer genom att sjösätta små, snabba tester och se utfallet. På så sätt kan du se vilka idéer som inte fungerar och vilka som ger bäst resultat. Du undviker även att lägga ner stora investeringar i ett projekt som kanske misslyckas.
• Lyssna på dina medarbetare och låt dem hjälpa till med ert företags digitalisering. De kan ha digitala talanger och hjälpa företaget på er digitaliseringsresa.
• Kvittohantering kan digitaliseras med hjälp av ett betalkort kopplat till ditt bokföringsprogram eller en kvittohanterings app med fotofunktion är en annan möjlig lösning. Tänk dock på att papperskvitton alltid behöver sparas i pappersform.
• Leverantörsfakturor – Genom att använda ett digitalt system för hantering av leverantörsfakturor såklart! Kom ihåg att be samtliga leverantörer att skicka fakturor som e-faktura eller PDF. Då kan de nämligen skickas rakt in i ert affärssystem och hanteras, och detaljer som OCR-nummer, betaldatum och konto fylls i automatiskt. Det enda du behöver göra är att kontrollera att allt är korrekt, attestera fakturan och sedan skicka över den som en betalfil till banken
• Kundfakturor – skicka fakturorna digitalt och dels genom att använda system som Fieldly, som säkerställer att kundfakturorna innehåller rätt information och rätt summor. Det underlättar alltså inte bara för dig, utan även för dina kunder! Det finns också digitala verktyg som hjälper dig att hålla koll på att fakturor faktiskt blivit betalda, samt skicka påminnelser och inkassoärenden. Det enda du behöver göra är alltså att se till att fakturan du skickar till kund är korrekt. Smidigt, eller hur?