Automatisera administration i tillverkningsföretag – börja där tiden faktiskt försvinner
I många tillverkningsföretag är det inte produktionen som saknar struktur. Det är administrationen runt omkring.
Order kommer via mejl. Uppgifter registreras i affärssystemet. Leveransinformation skickas vidare. Dokument sparas på olika platser. Någon uppdaterar ett Excelark. En kollega behöver veta vad som hänt och kunden väntar på besked.
Varje moment kanske bara tar några minuter. Men när samma arbetsuppgifter upprepas varje dag blir den sammanlagda tiden betydande.
Rätt använd automation kan minska det manuella arbetet, skapa bättre informationsflöden och frigöra tid för uppgifter där människor faktiskt behövs.
Vad innebär administrativ automation?
Automation behöver inte innebära ett stort IT-projekt eller att företagets befintliga system byts ut.
Ofta handlar det i stället om att låta systemen hantera återkommande och regelstyrda moment automatiskt.
Det kan exempelvis vara att:
- information hämtas från ett inkommande mejl,
- ett ärende klassificeras,
- information registreras eller skickas vidare,
- rätt person får en notifiering,
- dokument lagras på rätt plats,
- status uppdateras,
- eller information överförs mellan två system.
Målet är inte automation i sig.
Målet är ett bättre arbetsflöde.
Var försvinner administrationstiden?
Ett bra första steg är att leta efter arbetsuppgifter som:
- görs ofta,
- följer ungefär samma regler,
- innebär att information flyttas mellan människor eller system,
- och inte kräver en kvalificerad mänsklig bedömning varje gång.
I ett tillverkningsföretag kan det exempelvis handla om orderadministration, leveransbesked, fakturahantering, kundmejl, avvikelser, dokumenthantering och intern rapportering.
Ett enskilt moment kan kännas obetydligt.
Om tre medarbetare vardera lägger fem timmar i veckan på återkommande administration motsvarar det cirka 780 arbetstimmar per år. Det är nästan fem månaders heltidsarbete. Och då har vi ännu inte räknat kostnaden för fel, väntetider, dubbelregistrering eller information som behöver letas fram. m minuter, tjugo gånger per dag, motsvarar däremot över åtta timmar på en arbetsvecka.
Exempel: från kundmejl till strukturerat arbetsflöde
Tänk dig att en gemensam funktionsbrevlåda tar emot order, leveransfrågor, fakturor och andra kundärenden.
I ett manuellt arbetssätt behöver någon:
- öppna mejlet,
- förstå vad ärendet gäller,
- avgöra vem som ska hantera det,
- registrera information,
- flytta eller märka mejlet,
- och ibland meddela ytterligare en person.
Delar av detta kan automatiseras.
Ett digitalt arbetsflöde kan exempelvis identifiera ärendetypen, registrera informationen, dirigera ärendet och skapa den status som medarbetarna behöver för att fortsätta arbetet.
Människan tar över när det krävs en bedömning, ett beslut eller kundkontakt.
Ett annat exempel är orderflödet. En order kommer via mejl, orderuppgifterna registreras manuellt i affärssystemet och samma information förs sedan vidare till exempelvis planering, inköp eller leverans. Om ordernummer, kunduppgifter, artikelinformation och leveransdatum redan finns digitalt bör man fråga sig varför informationen behöver registreras eller flyttas manuellt flera gånger
Automation är ett verktyg – inte målet
Målet med digitalisering är inte att ha flest automationer, integrationer eller AI-lösningar.
Målet kan istället vara att:
- minska administration
- korta ledtider
- förbättra kvalitet
- minska risken för fel
- öka spårbarheten
- frigöra tid för kund, produktion eller utveckling.
Ibland är automation rätt lösning.
Ibland behöver processen förändras först.
Ibland är grunddata problemet.
Och ibland upptäcker man under analysen att ett arbetsmoment inte längre behöver göras över huvud taget.
Den billigaste automationen kan därför vara att ta bort ett onödigt arbetsmoment.
Börja inte med tekniken
Ett vanligt misstag är att börja med frågan:
“Vad kan vi automatisera?”
En bättre fråga är:
“Varför arbetar vi på det här sättet idag?”
Om processen är otydlig kommer automationen ofta bara att göra en dålig process snabbare.
Kartlägg därför först:
- Vad startar processen?
- Vilken information behövs?
- Vem ansvarar för nästa steg?
- Vilka beslut kräver mänsklig bedömning?
- Var uppstår väntetid?
- Var registreras samma information flera gånger?
- Vilka system används?
När processen är tydlig blir det betydligt enklare att avgöra vad som bör automatiseras.
7 frågor innan ni automatiserar
Använd frågorna som en enkel första kontroll:
- Är arbetsuppgiften återkommande?
- Finns tydliga regler för hur den ska utföras?
- Hanteras tillräckligt många ärenden för att automation ska ge nytta?
- Registreras samma information på flera ställen?
- Går informationen att strukturera?
- Vet vi hur avvikelser ska hanteras?
- Kan vi mäta resultatet efter införandet?
Ju fler frågor ni kan svara ja på, desto mer intressant är processen att analysera vidare.
Allt ska inte automatiseras
Automation passar bäst för förutsägbara och repetitiva moment.
Mänsklig bedömning behövs fortfarande när ett ärende kräver exempelvis:
- förhandling,
- problemlösning,
- kunddialog,
- prioritering,
- säkerhetsbedömning,
- eller ett affärsmässigt beslut.
Bra automation ersätter därför inte människan.
Den tar bort onödigt manuellt arbete runt människan.
Vad kan företaget vinna på automation?
Vad kan företaget vinna?
När administrativa arbetsflöden fungerar bättre kan vinsten vara större än den direkta tidsbesparingen.
Företaget kan också få:
- mindre personberoende,
- färre manuella fel,
- bättre spårbarhet,
- snabbare informationsflöden,
- tydligare ansvar,
- bättre datakvalitet,
- och mer tid för kunder, produktion och utveckling.
Det är ofta där den verkliga nyttan med automation finns.
Börja med ett avgränsat flöde
Försök inte automatisera hela verksamheten samtidigt.
Välj en process där problemet är tydligt och där resultatet går att mäta.
Kartlägg nuläget, mät den manuella arbetsinsatsen och automatisera sedan de delar som verkligen lämpar sig.
När lösningen fungerar kan samma arbetssätt användas på nästa process.
Små, väl valda automationer kan tillsammans förändra hur administrationen fungerar i hela företaget.
Vilka processer ska prioriteras?
En bra kandidat för automation har ofta hög volym, återkommande moment, tydliga regler och mycket manuell informationshantering.
En process med låg volym, många undantag och stort behov av kvalificerad bedömning är däremot sällan rätt ställe att börja.
Frågan är alltså inte hur mycket ni kan automatisera – utan var automation ger störst verksamhetsnytta.
FAQ – vanliga frågor om automation i tillverkningsföretag
Måste vi byta affärssystem för att automatisera?
Nej. Många automationer kan byggas mellan befintliga system och arbetsflöden. Vilka möjligheter som finns beror bland annat på systemens integrationer och API.
Är automation bara lönsamt för stora företag?
Nej. För mindre företag kan några timmars återkommande administration varje vecka vara en betydande kostnad. Det viktiga är att välja rätt process.
Kan AI användas tillsammans med automation?
Ja. AI kan bland annat hjälpa till att tolka ostrukturerad information, exempelvis text i mejl och dokument. Men användningen behöver anpassas efter informationens känslighet, kvalitet och verksamhetens krav.
Vad ska vi automatisera först?
Börja med en återkommande process där mycket tid går åt till att flytta, registrera, kontrollera eller vidarebefordra information.
Hur vet vi om automationen är lönsam?
Mät nuläget. Jämför sedan exempelvis arbetstid, ledtid, antal fel och kostnad före och efter införandet.
Från administration till bättre arbetsflöden
Digitalisering handlar inte om att införa så mycket teknik som möjligt.
Det handlar om att använda tekniken där den skapar verklig nytta.
För många tillverkningsföretag finns en stor del av potentialen i de administrativa processerna mellan kund, mejl, dokument, medarbetare och affärssystem.
När de flödena fungerar bättre kan verksamheten lägga mindre tid på att flytta information – och mer tid på att använda den.
Vill ni identifiera vilka administrativa processer som är mest lämpade att automatisera? Digihelp hjälper företag att kartlägga arbetssätt, identifiera förbättringsmöjligheter och skapa digitala arbetsflöden som fungerar tillsammans med den befintliga verksamheten
Nästa steg
Vet ni var tiden försvinner i era processer?
Vi hjälper er att kartlägga processer, informationsflöden och systemstöd för att hitta var digitalisering och automation faktiskt skapar nytta.
Kontakta mig för ett första samtal om var det finns potential att förenkla arbetet i er verksamhet.
Ulrika Andreasen
📞 070 – 636 68 14
✉️ [email protected]