Ett orderflöde behöver inte vara helautomatiskt
Full automation låter effektivt, men är inte alltid det bästa målet.
Anta att 80 procent av inkommande order följer ett tydligt mönster medan resterande 20 procent kräver bedömning. Då kan ett bättre upplägg vara att låta systemet hantera de förutsägbara momenten och skicka avvikelser till en medarbetare.
- Ta emot ordern: Ett inkommande mejl identifieras och kontrolleras enligt definierade regler.
- Samla information: Relevanta uppgifter och bilagor fångas upp.
- Kontrollera: Flödet kontrollerar att den information som behövs finns tillgänglig.
- Hantera standardärenden: Förutsägbara order kan gå vidare enligt en fastställd process.
- Lyfta avvikelser: När något saknas eller behöver bedömas får en medarbetare ta över.
- Skapa spårbarhet: Händelser kan loggas så att verksamheten kan följa vad som har hänt.
Människan försvinner alltså inte ur processen. Hennes tid används där den gör större nytta.
Glöm inte undantagen
En process kan se enkel ut när man ritar den på en whiteboard. Verkligheten brukar vara mer varierad.
En kund skriver kanske ordernumret i ämnesraden medan en annan lägger det i en PDF. Någon skickar flera bilagor. En annan svarar i en gammal mejltråd. Ibland saknas information helt.
Därför behöver ett hållbart orderflöde kunna hantera mer än idealfallet.
| Vad händer när information saknas? Vad händer när en order inte känns igen? Vad händer om samma order kommer två gånger? Vem får information när automationen inte kan fortsätta? Hur kan en medarbetare kontrollera vad som har hänt? |
Just undantagen är ofta skillnaden mellan en automation som fungerar i en demonstration och en lösning som fungerar i verksamheten.
Spårbarhet är lika viktig som tidsbesparingen
När en människa hanterar en order manuellt finns ofta kunskapen om vad som hänt hos personen som gjorde arbetet. När processen digitaliseras behöver den kunskapen i stället byggas in i lösningen.
- när ordern kom in
- vilken typ av ärende som identifierades
- vilken regel eller process som användes
- om en bilaga hanterades
- om något behövde granskas manuellt
- vilken status ärendet har
Det ger inte bara bättre kontroll när något går fel. Informationen kan också användas för att förstå processen och hitta nästa förbättring.
Hur mycket tid går att frigöra?
Det avgörs inte av hur avancerad automationen är utan av hur ofta arbetsmomentet utförs och hur lång tid det tar.
Ett moment som tar tre minuter kan kännas obetydligt. Men om det görs 50 gånger om dagen motsvarar det 150 minuter. Det är två och en halv timme varje arbetsdag – bara för ett enda moment.
| Tid per order × antal order × antal arbetsdagar |
Lägg därefter till tiden för felsökning, dubbelregistrering, uppföljning och korrigeringar. Då får verksamheten ett betydligt bättre beslutsunderlag än genom att börja med frågan vad ett automationsverktyg kostar.
När är inkommande order lämpliga att automatisera?
Processen är särskilt intressant att undersöka när ordervolymen är återkommande, informationen följer vissa mönster och medarbetarna utför samma administrativa steg om och om igen.
Det betyder däremot inte automatiskt att processen bör automatiseras.
Om ordervolymen är låg, varje order är unik eller processen förändras ofta kan en enklare förbättring av arbetssättet ge större nytta.
| Automation ska lösa ett verksamhetsproblem – inte skapa ett nytt IT-projekt. |
Säkerhet och ansvar behöver finnas med från början
Ett orderflöde kan innehålla kunduppgifter, dokument och affärskritisk information.
Därför behöver frågor om behörigheter, lagring, loggning och ansvar ingå redan när lösningen utformas.
Det behöver också vara tydligt vem som får ändra regler och konfiguration.
En till synes liten förändring – exempelvis hur ett mejl klassificeras eller vart ett dokument ska skickas – kan påverka flera efterföljande steg.
Dokumentation och förändringshantering är därför en del av lösningen, inte något som läggs till när projektet är färdigt.
Börja litet och mät resultatet
Det behövs sällan ett stort projekt för att ta reda på om det finns potential.
| Nuläge → manuella moment → tidsåtgång → felrisk → önskat läge |
Identifiera därefter ett begränsat moment som går att förbättra och testa lösningen tillsammans med människorna som faktiskt arbetar i processen.
När resultatet går att mäta blir nästa beslut enklare.
Fungerar lösningen kan nästa moment digitaliseras. Ger den inte tillräcklig effekt har företaget fått svaret utan att först genomföra ett omfattande systemprojekt.
Digitalisering behöver inte börja med ett nytt system
Många företag har redan de system de behöver.
Utmaningen ligger i stället i arbetet mellan systemen.
När medarbetare fortfarande behöver flytta information mellan mejl, dokument, Excel och affärssystem finns det anledning att titta närmare på processen.
Genom att kombinera verksamhetsanalys, befintliga system och rätt nivå av automation går det ofta att skapa ett enklare och mer spårbart orderflöde – utan att börja med ett systembyte.
När är inkommande order lämpliga att automatisera?
Processen är särskilt intressant att undersöka när ordervolymen är återkommande, informationen följer vissa mönster och medarbetarna utför samma administrativa steg om och om igen.
Det betyder däremot inte automatiskt att processen bör automatiseras.
Om ordervolymen är låg, varje order är unik eller processen förändras ofta kan en enklare förbättring av arbetssättet ge större nytta.
| Automation ska lösa ett verksamhetsproblem – inte skapa ett nytt IT-projekt. |
Säkerhet och ansvar behöver finnas med från början
Ett orderflöde kan innehålla kunduppgifter, dokument och affärskritisk information.
Därför behöver frågor om behörigheter, lagring, loggning och ansvar ingå redan när lösningen utformas.
Det behöver också vara tydligt vem som får ändra regler och konfiguration.
En till synes liten förändring – exempelvis hur ett mejl klassificeras eller vart ett dokument ska skickas – kan påverka flera efterföljande steg.
Dokumentation och förändringshantering är därför en del av lösningen, inte något som läggs till när projektet är färdigt.
Börja litet och mät resultatet
Det behövs sällan ett stort projekt för att ta reda på om det finns potential.
| Nuläge → manuella moment → tidsåtgång → felrisk → önskat läge |
Identifiera därefter ett begränsat moment som går att förbättra och testa lösningen tillsammans med människorna som faktiskt arbetar i processen.
När resultatet går att mäta blir nästa beslut enklare.
Fungerar lösningen kan nästa moment digitaliseras. Ger den inte tillräcklig effekt har företaget fått svaret utan att först genomföra ett omfattande systemprojekt.
Digitalisering behöver inte börja med ett nytt system
Många företag har redan de system de behöver.
Utmaningen ligger i stället i arbetet mellan systemen.
När medarbetare fortfarande behöver flytta information mellan mejl, dokument, Excel och affärssystem finns det anledning att titta närmare på processen.
Genom att kombinera verksamhetsanalys, befintliga system och rätt nivå av automation går det ofta att skapa ett enklare och mer spårbart orderflöde – utan att börja med ett systembyte.
FAQ – om system och informationsflöden
Kan man automatisera inkommande order utan att byta affärssystem?
Ja, i många fall. Om befintliga system kan utbyta information via exempelvis API:er, integrationer eller automationsverktyg går det ofta att förbättra orderflödet utan ett fullständigt systembyte.
Kan Power Automate användas för orderhantering?
Power Automate kan användas för delar av ett orderflöde, exempelvis hantering av mejl, information, dokument, notifieringar och arbetsflöden. Möjligheterna beror på företagets system och krav.
Måste hela orderprocessen automatiseras?
Nej. Ofta ger en kombination av automation och mänsklig kontroll ett bättre resultat. Standardiserade moment kan automatiseras medan avvikelser och bedömningar hanteras av medarbetare.
Hur vet man om orderhanteringen är värd att automatisera?
Kartlägg hur många order som hanteras, vilka manuella moment som upprepas, hur lång tid de tar och vilka fel eller väntetider som uppstår. Det ger ett underlag för att bedöma nyttan innan en lösning byggs.
Vad händer med order som automationen inte kan tolka?
Ett robust flöde bör ha en definierad väg för avvikelser. Ärenden som saknar information eller inte uppfyller reglerna kan exempelvis skickas vidare för manuell kontroll.
Nästa steg
Vill du veta var tiden försvinner i ert orderflöde?
Digihelp hjälper företag att kartlägga manuella arbetsmoment och identifiera var digitalisering och automation kan ge konkret effekt.
Vi börjar i verksamheten och tittar på hur arbetet fungerar idag. Därefter bedömer vi vad som kan förenklas med de system ni redan har.
Boka ett första samtal med Digihelp →
Börja med verksamheten – innan ni investerar i ännu ett system.
Ulrika Andreasen
📞 070 – 636 68 14
✉️ [email protected]