När systemen fungerar – men helheten skapar merarbete
Det är så manuella processer ofta växer fram – trots att systemen var för sig fungerar som de ska.
Affärssystemet fungerar. Ekonomisystemet fungerar. Excel fungerar. E-posten fungerar. Ändå lägger medarbetarna timmar på att leta information, registrera samma uppgifter flera gånger och kontrollera att systemen visar samma sak.
Det är ett vanligt digitaliseringsproblem – och det behöver inte betyda att något av systemen är dåligt.
Problemet finns ofta mellan systemen och arbetssätten.
När ett företag växer tillkommer nya system, funktioner och rutiner. Varje förändring kan vara fullt rimlig när den görs. Men efter några år kan resultatet bli ett lapptäcke där medarbetarna själva får hålla ihop informationsflödet.
Det är då verksamheten börjar fungera som systemens integration.
När varje del fungerar men helheten inte gör det
Tänk dig ett företag som använder ett affärssystem för order och lager, ett ekonomisystem för fakturering, Excel för uppföljning och Outlook för kommunikation.
Inget behöver vara trasigt.
Ändå kan arbetsdagen innehålla moment som:
- uppgifter kopieras från ett system till ett annat
- information från mejl registreras manuellt
- Excel används för att kontrollera information som redan finns i ett system
- samma uppgift kontrolleras av flera personer
- medarbetare behöver fråga en erfaren kollega för att förstå vad som hänt
- avvikelser upptäcks först när någon jämför två olika informationskällor
Varje moment kanske bara tar några minuter.
Men när det sker många gånger varje dag blir den sammanlagda tidsåtgången betydande.
Det är också lätt att vänja sig vid arbetssättet.
”Så här har vi alltid gjort.”
Därför syns problemet sällan i systemens felloggar. Systemen kan vara gröna samtidigt som verksamheten lägger många timmar på att kompensera för det som händer mellan dem.
Människan blir integrationen
När system inte utbyter rätt information automatiskt måste någon göra jobbet.
En medarbetare läser ett mejl.
Öppnar affärssystemet.
Söker efter ordern.
Kontrollerar uppgifterna.
Kopierar information till Excel.
Skickar informationen vidare.
Uppdaterar kanske ytterligare ett system.
Varje enskilt steg kan vara logiskt. Problemet uppstår när samma kedja upprepas tiotals eller hundratals gånger.
Då har verksamheten i praktiken byggt en manuell integration.
Och integrationen består av människor.
Det kostar inte bara arbetstid. Det ökar också risken för fel, dubbelregistrering och personberoende.
Excel är ofta symptomet – inte problemet
Excel får ofta skulden när företag har många manuella processer.
Men Excel är sällan grundproblemet.
Tvärtom kan kalkylbladet vara en mycket rationell lösning på ett informationsbehov som de befintliga systemen inte hanterar tillräckligt bra.
En medarbetare behöver exempelvis följa upp leveranser men får inte fram informationen på ett användbart sätt ur affärssystemet.
Då skapas ett Excelark.
Någon behöver hålla reda på avvikelser.
Ytterligare ett Excelark skapas.
Efter några år kan verksamheten ha byggt ett helt parallellt informationssystem i Excel.
Det viktiga är därför inte att fråga:
”Hur får vi bort Excel?”
En bättre fråga är:
”Varför behöver verksamheten Excel för att få arbetet gjort?”
Svaret kan visa var det verkliga digitaliseringsbehovet finns.
Fem tecken på att problemet finns mellan systemen
Det finns några återkommande signaler som är värda att undersöka.
1. Samma information registreras flera gånger
Om ordernummer, kunduppgifter, artikelnummer eller andra data matas in manuellt på flera ställen finns både en tidskostnad och en felrisk.
2. Medarbetarna bygger egna kontrollistor
Listorna kan vara mycket bra. Men om de används för att verifiera information som redan borde finnas i företagets system är det värt att fråga varför de behövs.
3. E-post fungerar som arbetsflöde
Inkorgen blir ibland företagets egentliga ärendehanteringssystem.
Information skickas vidare, flaggas, sorteras i mappar och hålls i minnet av enskilda personer.
När mängden är liten fungerar det ofta bra. När verksamheten växer ökar risken att information missas eller blir personberoende.
4. Några få personer vet hur allt hänger ihop
När något avviker vet alla vem de ska fråga.
Den personens erfarenhet är mycket värdefull – men verksamheten blir samtidigt sårbar om processerna är beroende av att personen alltid finns tillgänglig.
5. Systemen visar olika information
När medarbetarna regelbundet behöver jämföra två system för att avgöra vilket som visar rätt har organisationen fått ytterligare ett manuellt kontrollarbete.
Börja inte med att köpa ett nytt system
När problemen blivit stora är det lockande att börja leta efter ett nytt affärssystem.
I vissa verksamheter är det helt rätt beslut.
Men ett systembyte är dyrt och tidskrävande. Dessutom finns risken att gamla arbetssätt följer med in i det nya systemet.
Därför bör första frågan vara:
Var uppstår problemet egentligen?
Det kan exempelvis handla om att:
- information saknas
- information finns men är svår att hitta
- samma information finns på flera ställen
- systemen inte utbyter information
- ansvar mellan funktioner är otydligt
- ett arbetsmoment görs manuellt trots att det kan automatiseras
- rapporteringen inte stödjer verksamhetens behov
Först när det är tydligt blir det möjligt att avgöra vilken åtgärd som ger bäst effekt.
Ibland är svaret ett nytt system.
Men det kan lika gärna vara en integration, en automatisering, en bättre rapport, ett förändrat arbetssätt eller en kombination av flera mindre förbättringar.
Följ informationen genom verksamheten
Ett enkelt sätt att hitta problemen är att följa en verklig händelse genom organisationen.
Det kan vara en kundorder, leverans, faktura, serviceförfrågan eller ett inkommande mejl.
Fråga:
Var kommer informationen in?
Vem använder den?
Var registreras den?
Registreras samma information igen?
Var väntar processen?
Vilka kontroller görs manuellt?
Vilken information saknar medarbetarna?
Det är ofta först när hela flödet synliggörs som det blir uppenbart hur mycket manuellt arbete som vuxit fram mellan systemen.
Det är också därför verksamhetens medarbetare är så viktiga i digitaliseringsarbetet.
De vet var problemen finns.
Små förbättringar kan ge stor effekt
Digitalisering behöver inte börja med ett stort IT-projekt.
Om ett återkommande administrativt moment tar fem minuter och genomförs 40 gånger per dag motsvarar det mer än tre timmars arbete.
Automatiseras eller förenklas delar av processen kan effekten därför bli stor trots att den tekniska förändringen är liten.
Det kan handla om att information överförs automatiskt, inkommande ärenden klassificeras, dokument sparas på rätt plats, avvikelser synliggörs eller att verksamheten får en gemensam vy över information som tidigare behövde hämtas från flera system.
Det viktiga är inte hur avancerad tekniken är.
Det viktiga är vilket problem den tar bort.
Börjar man med systemet eller verksamheten?
Med verksamheten.
Ett nytt affärssystem kan vara rätt investering. En integration kan lösa stora problem. Automation kan frigöra många arbetstimmar.
Men tekniken fungerar bäst när man först vet vilket problem som ska lösas.
En verksamhetsanalys kan därför börja mycket enklare än många tror:
Vad gör vi idag?
Varför gör vi det?
Vilken information använder vi?
Var uppstår dubbelarbete och fel?
Vad bör systemet göra – och vad bör människan göra?
Först därefter går det att avgöra vilken teknisk lösning som ger verklig effekt.
Digitalisering börjar med verksamheten
Ett företag kan ha moderna system och fortfarande ha ineffektiva informationsflöden.
Det betyder inte nödvändigtvis att systemen behöver bytas.
Det betyder att någon behöver titta på helheten mellan människor, processer och system.
När informationsflödet kartläggs blir det möjligt att skilja mellan sådant som faktiskt kräver ett nytt system och sådant som kan lösas betydligt enklare.
Och ofta finns de bästa förbättringarna redan framför oss.
De syns i Excelarken.
I inkorgarna.
I de manuella kontrollerna.
Och i de små arbetsmoment som medarbetarna har lärt sig att leva med.
FAQ – om system och informationsflöden
Hur vet man om problemet ligger i systemet eller i arbetssättet?
Börja med att följa informationen genom hela processen. Om medarbetare behöver kopiera uppgifter, kontrollera flera system eller skapa egna listor för att få arbetet att fungera finns problemet ofta i samspelet mellan system, information och arbetssätt – inte nödvändigtvis i ett enskilt system.
Måste man byta affärssystem för att minska manuellt arbete?
Nej. Ett systembyte kan ibland vara rätt, men många problem kan lösas genom bättre informationsflöden, integrationer, automation, rapportering eller förändrade arbetssätt. Därför är det klokt att kartlägga problemet innan man väljer lösning.
Varför uppstår dubbelregistrering mellan olika system?
Dubbelregistrering uppstår ofta när system inte delar information automatiskt eller när verksamheten behöver komplettera information utanför systemen. Med tiden kan tillfälliga lösningar bli permanenta arbetssätt.
Är Excel ett problem i en digitaliserad verksamhet?
Inte i sig. Excel kan vara ett mycket bra verktyg. Men om kalkylblad används för att manuellt återskapa, kontrollera eller flytta information som redan finns i andra system kan det vara ett tecken på ett underliggande problem i informationsflödet.
Vad bör ett företag automatisera först?
Börja med återkommande moment som tar mycket samlad tid, innebär dubbelregistrering eller har hög risk för manuella fel. En mindre automation i rätt process kan ge större effekt än ett omfattande projekt på fel ställe.
Nästa steg
Hur mycket tid försvinner mellan era system?
Fungerar systemen var för sig men medarbetarna måste hålla ihop helheten manuellt?
Då kan första steget vara att kartlägga var informationen kommer in, var den registreras, var den stannar och var samma arbete görs flera gånger.
Digihelp hjälper företag att kartlägga arbetssätt och informationsflöden och identifiera var administration, dubbelarbete och manuella moment faktiskt uppstår.
Målet är inte att införa mer teknik för teknikens skull.
Målet är att hitta rätt förbättring – och börja där nyttan är störst.
Börja med verksamheten. Hitta problemet. Digitalisera där det ger verklig nytta
Börja med verksamheten – innan ni investerar i ännu ett system.
Ulrika Andreasen
📞 070 – 636 68 14
✉️ [email protected]